Wetgeving vereist dat beslissingen en gegevens worden opgeslagen en gedurende een bepaalde periode toegankelijk blijven. Dit betekent dat dossiers en informatie in elektronische vorm die door overheidsorganisaties worden bewaard ter documentatie van procedures en besluiten, moeten worden behouden en indien nodig moeten worden omgezet naar nieuwe dragers wanneer oude dragers verouderd raken. Het doel is ervoor te zorgen dat dossiers en andere vormen van informatie leesbaar, betrouwbaar en integer blijven en zo lang toegankelijk zijn als nodig, met inachtneming van bepalingen over beveiliging en privacy.